こんにちは、Dancing Shigekoです！

会議を始める前に、その目的を整理する。

今回は書籍『amazonのすごい会議』を紹介します！

基本情報

  • 著者：佐藤将之
  • 出版社：東洋経済新報社
  • 出版年：2020年
  • ページ数：電子書籍のため記載なし

本書の内容

アマゾンで実践されている会議の考え方や進め方を紹介する。会議の分類、資料の形式、意思決定会議の進行などを通じて、集まる時間を成果へつなげる方法を解説している。

・会議を目的別に分ける

本書では、会議を意思決定、アイデア出し、情報伝達、進捗管理の四つに分けている。すべてを同じ「会議」として扱わず、何のために人を集めるのかを最初に明確にするという考え方。

特に納得したのは、情報を伝えるだけの会議を減らす方向で考えること。資料や文章で共有できる内容なら、全員が同じ時間に集まらなくてもよい。集まること自体を仕事にせず、その場で決めることや、一緒に考えることがある時に会議を開くほうが合理的だと思う。

一つの会議で情報共有、相談、意思決定をすべて済ませようとすると、参加者によって目的の受け取り方が変わる。まず会議の種類を決めるだけでも、準備する内容や参加者が明確になりそうだ。

・資料の形式を決めて迷いを減らす

資料は一枚または六枚にまとめるという基本スタイルが紹介されている。実際の運用には状況による違いもあるだろうが、大切なのは、資料作成に共通のルールがあることだと感じた。

形式が決まっていなければ、作る人は毎回構成や見た目から考えなければならない。読む側も、どこに要点があるのかを探すことになる。報告は一枚、詳しい提案は六枚というように基準があれば、作成と理解の両方にかかる負担を減らせる。

自由に作れることが、必ずしも分かりやすさにつながるとは限らない。資料の型を決めることは、表現を制限するためではなく、内容を考えることへ力を使うための仕組みなのだと思う。

・最初の15分で同じ資料を読む

意思決定会議では、最初に参加者全員が15分間資料を読む。その後、ファシリテーターが質問を受け、議論を始めるという。事前に資料を配り、読んできてもらう方法とは違い、全員がその場で内容を確認してから話し始める。

この方法なら、資料を読んできた人と読んでいない人の差をなくせる。会議の冒頭に沈黙の時間が生まれることへ違和感はありそうだが、前提をそろえないまま説明を繰り返すより、結果的には短く済むのかもしれない。

まずは意思決定が必要な会議で、短い資料を用意し、最初に読む時間を取ってみたい。会議を減らすだけではなく、残す会議をどう使うかまで考えるきっかけになった一冊でした！

それでは、また次回！